Ekspor dapat menjadi peluang bagi UMKM untuk memperluas pasar dan meningkatkan nilai bisnis. Namun, sebelum mulai mencari buyer luar negeri, pelaku usaha perlu memastikan bahwa bisnisnya benar-benar siap memenuhi kebutuhan pasar internasional.
Melalui checklist kesiapan ekspor berikut, UMKM dapat menilai kesiapan dari sisi legalitas, produk, kapasitas produksi, harga, pasar, hingga dokumen pendukung.
Mengapa Kesiapan Ekspor Perlu Dinilai?
Memiliki produk yang menarik belum tentu cukup untuk memulai ekspor. Buyer luar negeri biasanya mempertimbangkan kualitas, kapasitas, harga, ketepatan waktu, dan kemampuan supplier memenuhi spesifikasi yang telah disepakati.
Tanpa persiapan yang matang, UMKM dapat menghadapi beberapa kendala, seperti:
Tidak mampu memenuhi jumlah pesanan.
Harga ekspor tidak menutup seluruh biaya.
Kualitas produk tidak konsisten.
Dokumen belum lengkap.
Kemasan tidak sesuai kebutuhan pengiriman.
Terjadi kesalahpahaman dengan buyer.
Karena itu, penilaian kesiapan ekspor sebaiknya dilakukan sebelum menawarkan produk ke pasar internasional.
Checklist Kesiapan Ekspor untuk UMKM
Berikut beberapa aspek utama yang perlu diperiksa oleh eksportir pemula.
1. Legalitas Usaha Sudah Lengkap
Legalitas menjadi dasar untuk menjalankan kegiatan usaha dan membangun kepercayaan calon buyer.
Pastikan bisnis telah memiliki:
Nomor Induk Berusaha atau NIB.
KBLI yang sesuai dengan kegiatan usaha.
NPWP usaha atau badan usaha.
Izin produksi atau izin edar jika dibutuhkan.
Sertifikat tertentu sesuai jenis produk.
Persyaratan setiap produk dapat berbeda. Produk makanan, kosmetik, pertanian, perikanan, kayu, atau produk kesehatan biasanya membutuhkan izin dan sertifikasi tambahan.
Sebelum mulai ekspor, periksa kembali regulasi produk di Indonesia serta persyaratan yang berlaku di negara tujuan.
2. Produk Memiliki Standar yang Jelas
Buyer membutuhkan informasi produk yang lengkap agar dapat membandingkan penawaran dari beberapa supplier.
UMKM sebaiknya telah memiliki spesifikasi yang mencakup:
Nama dan jenis produk.
Bahan atau komposisi.
Ukuran dan berat.
Varian produk.
Masa simpan.
Cara penyimpanan.
Standar kualitas.
Sertifikat yang dimiliki.
Spesifikasi tersebut juga harus sesuai dengan produk yang nantinya diproduksi dalam jumlah besar.
3. Kualitas Produk Konsisten
Salah satu indikator penting dalam kesiapan ekspor adalah kemampuan menjaga kualitas.
Produk yang dikirim kepada buyer harus memiliki kualitas yang sama dengan sampel yang sebelumnya ditunjukkan. Karena itu, UMKM perlu memiliki proses pemeriksaan kualitas sebelum produk dikemas dan dikirim.
Beberapa hal yang dapat dipersiapkan antara lain:
Standar operasional produksi.
Pemeriksaan bahan baku.
Kriteria produk lolos dan tidak lolos.
Pemeriksaan sebelum pengemasan.
Pencatatan masalah kualitas.
Kualitas yang konsisten membantu mengurangi risiko komplain dan menjaga kepercayaan buyer.
4. Kemasan Siap untuk Pengiriman
Kemasan ekspor tidak hanya berfungsi untuk mempercantik produk. Kemasan juga harus mampu melindungi barang selama proses penyimpanan dan pengiriman.
Periksa apakah kemasan sudah:
Melindungi produk dari benturan.
Tahan terhadap kelembapan jika dibutuhkan.
Sesuai dengan ukuran dan berat barang.
Mudah disusun dalam karton atau palet.
Memiliki label yang jelas.
Memenuhi ketentuan negara tujuan.
Informasi pada label dapat mencakup nama produk, komposisi, berat bersih, negara asal, tanggal produksi, masa kedaluwarsa, dan cara penyimpanan.
Ketentuan label harus disesuaikan dengan jenis produk dan pasar tujuan.
5. Kapasitas Produksi Sudah Dihitung
Buyer perlu mengetahui berapa banyak produk yang dapat disediakan dan berapa lama waktu produksinya.
Jangan menentukan kapasitas hanya berdasarkan perkiraan. Hitung berdasarkan kondisi produksi yang sebenarnya, termasuk:
Kemampuan produksi harian atau bulanan.
Jumlah tenaga kerja.
Ketersediaan mesin.
Persediaan bahan baku.
Pesanan domestik yang sedang berjalan.
Risiko produk gagal.
Waktu pengemasan.
Dari perhitungan tersebut, UMKM dapat menentukan kapasitas produksi, MOQ, dan lead time secara lebih realistis.
6. Harga Ekspor Sudah Menguntungkan
Harga ekspor tidak dapat ditentukan hanya dengan menambahkan biaya pengiriman pada harga domestik.
Perhitungan harga perlu memasukkan beberapa komponen, seperti:
Bahan baku.
Tenaga kerja.
Biaya produksi.
Kemasan ekspor.
Transportasi lokal.
Pengujian atau sertifikasi.
Dokumen.
Biaya bank.
Logistik.
Cadangan perubahan kurs.
Margin keuntungan.
Pastikan harga yang ditawarkan tetap kompetitif, tetapi tidak menyebabkan bisnis mengalami kerugian.
UMKM juga perlu mencantumkan mata uang, MOQ, lead time, ketentuan pembayaran, dan masa berlaku harga dalam quotation.
7. Target Pasar Sudah Ditentukan
Mencari buyer akan lebih efektif jika UMKM sudah menentukan pasar yang ingin dituju.
Pilih negara tujuan berdasarkan:
Permintaan terhadap produk.
Harga produk sejenis.
Daya beli pasar.
Tingkat persaingan.
Biaya logistik.
Regulasi produk.
Preferensi konsumen.
Kemudahan menemukan buyer.
UMKM tidak perlu langsung menargetkan banyak negara. Mulailah dari satu atau dua pasar yang paling sesuai dengan produk dan kapasitas bisnis.
8. Profil Buyer Sudah Dikenali
Tidak semua buyer memiliki kebutuhan yang sama. Buyer dapat berupa importir, distributor, wholesaler, retailer, pemilik merek, atau perusahaan pengadaan.
Sebelum melakukan penawaran, pahami:
Jenis produk yang mereka cari.
Volume pembelian.
Standar kualitas.
Target harga.
Negara pemasaran.
Sertifikasi yang dibutuhkan.
Jadwal pengiriman.
Selain itu, periksa kredibilitas calon buyer melalui identitas perusahaan, situs resmi, alamat bisnis, email perusahaan, dan riwayat kegiatannya.
9. Dokumen Dasar Sudah Dipahami
UMKM tidak harus langsung menguasai seluruh dokumen ekspor. Namun, beberapa dokumen dasar perlu dipahami sejak awal, seperti:
Quotation.
Proforma invoice.
Commercial invoice.
Packing list.
Purchase order.
Pemberitahuan Ekspor Barang atau PEB.
Surat Keterangan Asal atau SKA.
Dokumen yang dibutuhkan dapat berbeda berdasarkan produk, metode pengiriman, dan negara tujuan.
Pastikan informasi mengenai nama produk, jumlah, harga, berat, dan identitas perusahaan konsisten di seluruh dokumen.
10. Komunikasi dengan Buyer Sudah Siap
Respons yang cepat dan informasi yang jelas dapat meningkatkan kepercayaan calon buyer.
UMKM sebaiknya telah menyiapkan:
Company profile.
Katalog produk.
Foto produk berkualitas.
Daftar spesifikasi.
Informasi MOQ.
Kapasitas produksi.
Lead time.
Harga awal.
Sertifikat produk.
Kontak penanggung jawab.
Pastikan informasi yang disampaikan melalui email, katalog, quotation, dan percakapan tidak berbeda.
Cara Menilai Hasil Checklist
Setelah memeriksa seluruh bagian, kelompokkan kondisi bisnis ke dalam tiga kategori berikut.
Belum Siap
Bisnis masih memiliki kendala utama pada legalitas, kualitas produk, kapasitas, atau harga.
Fokuskan perbaikan pada sistem internal sebelum aktif mencari buyer.
Dalam Tahap Persiapan
Sebagian besar kebutuhan dasar sudah tersedia, tetapi masih ada komponen yang perlu diperbaiki.
Pada tahap ini, UMKM dapat mulai melakukan riset pasar, menyusun katalog, serta menyiapkan sampel produk.
Siap Menawarkan Produk
Bisnis telah memiliki legalitas, spesifikasi, kapasitas, harga, dan materi penawaran yang cukup jelas.
UMKM dapat mulai mencari buyer dan merespons inquiry, tetapi tetap perlu memeriksa persyaratan khusus untuk setiap transaksi.
Kesalahan yang Perlu Dihindari Eksportir Pemula
Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain:
Mencari buyer sebelum menghitung kapasitas produksi.
Mengirim sampel yang kualitasnya sulit dipertahankan.
Menentukan harga tanpa menghitung seluruh biaya.
Menjanjikan lead time terlalu cepat.
Tidak memeriksa regulasi negara tujuan.
Memberikan informasi produk yang berbeda-beda.
Menerima pesanan tanpa memeriksa kredibilitas buyer.
Persiapan yang baik dapat membantu UMKM menghindari risiko tersebut sejak awal.
Kesimpulan
Checklist kesiapan ekspor membantu UMKM melihat apakah bisnisnya sudah mampu memenuhi kebutuhan buyer luar negeri.
Aspek yang perlu diperiksa meliputi legalitas, kualitas produk, kemasan, kapasitas produksi, harga, target pasar, dokumen, dan kemampuan komunikasi.
UMKM tidak harus menunggu bisnis menjadi sangat besar untuk mulai ekspor. Hal yang lebih penting adalah memiliki produk yang konsisten, informasi yang jelas, kapasitas yang realistis, dan proses bisnis yang dapat dipercaya.
Melalui INEXPORT, supplier Indonesia dapat mempelajari kesiapan ekspor, memperkenalkan produk, serta membangun koneksi dengan buyer luar negeri secara lebih terarah.